Buurtdokters

De weg naar minder administratie in de huisartsenzorg
Geschreven door Wouter van Dijk
7 jul 2020

Het dilemma: je bent dokter geworden omdat je voor mensen wilt zorgen. Logischerwijs wil je dus zoveel mogelijk van je tijd besteden aan je patiënten. Tegenwoordig heb je daar echter steeds minder tijd voor door de toenemende hoeveelheid administratie. Maar is al deze administratie eigenlijk echt wel nodig?

De titel suggereert het natuurlijk al een beetje. Ik denk dat de huisarts minder administratie zou moeten kunnen hebben. Wat ik echter ook denk is dat dit niet per se minder registreren inhoudt, maar wel bewuster en slimmer registreren. Het is hiervoor belangrijk om een verschil te maken in drie verschillende soorten administratie, (1) die van het medisch dossier, (2) kwaliteitsregistratie en (3) organisatorische administratie. De eerste categorie is onderdeel van het huisartsenvak en zeer waardevol in de patiëntenzorg. De tweede en derde categorieën wil je als arts echter zo min mogelijk tijd mee kwijt zijn. Hieronder drie opties die misschien niet altijd leiden tot minder registreren, maar hopelijk wel tot het gevoel van minder administreren. Hopelijk zowel toepasbaar voor waarnemers en degene die al jaren een praktijk houden.

1) Groepeer je administratie

Elke keer dat je aan iets begint duurt het even voordat je gestart bent. Doe je je administratie elke keer in kleine stapjes? Dan kost je dit dus elke keer die opstarttijd. Probeer je je administratie tussendoor te doen? Dan laat onderzoek zien dat je ongeveer een derde van je hersencapaciteit verliest door het wisselen tussen taken. Het groeperen van je administratie kan daarom erg helpen om deze sneller af te handelen. Het taakje blijft dan misschien niet leuk, maar is wel sneller klaar (het makkelijker maken van je administratie komt terug in de volgende punten). Verstandig is in deze soms ook binnen je administratie dingen te groeperen zodat de dingen die je doet op elkaar lijken, maak bijvoorbeeld onderscheid in het wegwerken van je emails, financiën en HR gerelateerde dingen.

2) Gebruik checklists voor snelheid en om te zorgen dat je niets vergeet

Zo simpel en toch zo effectief. Checklists zijn misschien niet de meest sexy manier om je administratie snel en efficiënt te doen, maar wel zeer effectief. Door met checklists te werken kun je zorgen dat je niet elke keer dat je aan je administratie gaat zitten je opnieuw moet bedenken wat je ook alweer allemaal moest doen en niet moest vergeten. Voor dit soort complexe taken (veel stappen, maar niet moeilijk) zijn checklist bij uitstek geschikt. Om effectief te zijn moeten ze vooral niet te lang zijn (5-7 stappen) en op papier staan. Het doel is met name deze simpele dingen uit je hoofd te krijgen zodat je hoofd met andere dingen (het snel doen van je administratie) bezig kan zijn.

3) Automatiseer administratie waar mogelijk

De ultieme oplossing: het automatiseren van (een deel van) je administratie om er zelf niet meer mee bezig te hoeven zijn. Verrassend genoeg is dit vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Door inkomende email alleen al automatisch in mapjes te laten zetten of automatisch door te laten sturen kun je vrij gemakkelijk facturen automatisch laten inlezen. Geavanceerde systemen kunnen zelfs ook facturen al geheel verwerken en betalingen klaarzetten.

Om niet enkel als beste stuurman aan wal te staan zal ik in volgende blogs proberen in te gaan op de bovenstaande opties.

Ik schrijf deze blog vanuit Buurtdokters. Bij Buurtdokters proberen we toekomstbestendige huisartsenzorg te leveren door samen met huisartsen te komen tot een praktijk voor hen zonder gedoe waarin zij autonoom zijn en organisatorisch worden ondersteund. Wil je meer informatie ontvangen? Mail dan naar bob.verhagen@buurtdokters.net.

Blijf op de hoogte: Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Buurtdokters 2020 © Alle rechten gereserveerd.