Buurtdokters

Administratie-tips voor de (waarnemend) huisarts: batching
Geschreven door Wouter van Dijk
22 jul 2020

Iedere keer dat je aan een activiteit begint, duurt het even voordat je goed en wel op weg bent. Deze blog is onderdeel van een serie met administratie-tips voor huisartsen. Vandaag: een praktische tip om administratiedruk te verlagen door je administratie te groeperen in batches.

Laten we starten met wat theorie. Batching is het groeperen van activiteiten die zeer nauw aan elkaar gelieerd zijn en is één van de hippe methodes van productiviteitsguru’s van de afgelopen jaren. Toen ik er het eerst van hoorde moest ik vooral denken aan het bakken van grote hoeveelheden koekjes of pepernoten. Batching blijkt echter ook goed te werken voor andere taken zoals het doen van administratie.

Waarom batching werkt

Tegenwoordig leven we voornamelijk in een wereld van multitasking. Dit doen we in de overtuiging dat we dan meer gedaan krijgen. Steeds meer onderzoek laat echter zien dat multitasking niet werkt en zelfs tijd kost. Onderzoeken waarin deelnemers mogen wisselen van taak wanneer ze dat willen laten zien dat vaker wisselen van taken geassocieerd is met langzamere er kwalitatief slechtere uitkomsten van de taken.(1,2) Multitasking wordt daarom in de literatuur ook wel ‘multi-switching’ genoemd met ‘switch costs’ als gevolg. Ook het veel doen van multitasking lijkt je helaas geen betere multitasker te maken.(3,4)

Batching zorgt ervoor dat je hoofd weer kan focussen op één enkele taak. In plaats van energie te gebruiken voor het wisselen van taken kan deze energie ingezet worden om de taak te doen die je te doen staat. Ook bespaar je elke keer opstart tijd. In de literatuur wordt geschat dat het ongeveer 15 minuten kost voordat je je goed en wel op een taak gefocust hebt. Dit kost al snel veel tijd dus. Een activiteit waarbij we batching vaak automatisch al toepassen is schoonmaken. Als je gaat schoonmaken doe je in één keer zoveel mogelijk kamers, want elke keer tussendoor een emmer vullen en de stofzuiger pakken kost veel meer tijd. Ditzelfde geldt voor het doen van je administratie. Elke keer je boekhoud programma, salarisadministratie of dossiers openen kost tijd. Tijd om te gaan batchen dus.

Hoe te batchen

Het batchen van administratie is gelukkig niet moeilijk en kan je mee beginnen in drie stappen.

1) Kies je batches

Het begint bij het definiëren van de soorten taken die je gaat batchen. Zelf heb ik mijn batches gesplitst in financiën en overige administratie. Deze verschillen dusdanig voor mij dat ik het fijn vind deze apart van elkaar te doen. Als waarnemer zou je hieraan bijvoorbeeld nog aparte batches voor het zoeken naar nieuwe waarnemingen kunnen toevoegen en als praktijkhouder zou je een aparte batch kunnen maken voor je HR-administratie of het indienen van declaraties bij de zorgverzekeraar. Logische groepen die zichzelf makkelijk van elkaar onderscheiden zijn hierin belangrijk. Maak er ook vooral niet te veel, want je wilt ze nog wel kunnen onthouden, 3-7 is vaak een goed aantal.

2) Maak een parkeerplaats

Van je parkeerplaats gaat je grootste tijdswinst komen. Jij kunt namelijk wel met batches werken, maar anderen zullen zich bijna nooit aan jou batches houden. Zorg daarom dat je een plek hebt waar je makkelijk inkomende taken voor je batches kunt neerzetten. Ik gebruik zelf drie plekken om dingen op te slaan. Ten eerste, in aparte mapjes in mijn mailbox met de naam van mijn batches zodat ik inkomende mails daar snel heen kan verplaatsen en ik zeker weet dat ik ze terug vind. Ten tweede, in een bakje in een kast bij mijn bureau per batch voor de fysieke post. Ten derde in een herinneringen lijstje in mijn telefoon per batch. Ik hoef deze plekken niet netjes op te ruimen door de week van mezelf, want dan zou het onderhouden van deze plekken te veel tijd kosten. Ik smijt inkomende berichten gewoon in het meest logische bakje en ruim deze dan op als ik er mee aan de slag ga. Alle dingen die ik moet doen voor mijn batches zijn zo automatisch gelabeld en vindbaar waardoor ik ze makkelijk uit mijn hoofd kan zetten.

3) Kies vast tijdstip om je batches te verwerken

Nu je alles kunt terugvinden is er nog maar één ding te doen. Je administratie verwerken. Kies hiervoor op een vaste frequentie een tijdstip en plaats waarop je ruimte hebt in je hoofd. Ik doe mijn algemene administratie vaak één keer per week en mijn financiën één keer per maand. De frequentie hangt af van wat je zelf fijn vindt. Voor de meesten is administratie iets wat hoort bij het werk, plan deze daarom ook zo en sta jezelf toe hier overdag mee bezig te zijn. Dat zorgt ervoor dat je hier niet mee bezig bbent op een tijdstip dat je eigenlijk al lekker wilt Netflixen 

Ik schrijf deze blog vanuit Buurtdokters. Bij Buurtdokters proberen we toekomstbestendige huisartsenzorg te leveren door samen met huisartsen een praktijk over te nemen en huisartsen te ontzorgen. Daardoor blijft de huisarts autonoom in medisch handelen, en blijft de werkdruk dragelijk.

Blijf op de hoogte: Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Buurtdokters 2020 © Alle rechten gereserveerd.